会议时间表

会议前

10月/ 11月

  • 申请表将邮寄至会议组织者
  • 申请表由会议主办单位填写并交回
  • 赞助表格(如果需要的话)被送回校园服务办公室
  • 与会议组织者会面(如果需要)，详细讨论细节，并参观校园和设施

12月/ 1月

  • 会议日期的确认函由校园服务办公室发出
  • 套餐费用由校园服务办公室确定

1月/ 2月

  • 协议函书面发送给会议组织者
  • 签署协议书并在返回日期前返回校园服务办公室

2月

  • 医疗表格和免责声明将发送给会议组织者
  • 餐饮活动的菜单发送给会议组织者

3月/ 4月

  • 责任险证明(如果需要)被送到校园服务办公室
  • 已提交未成年人保护证明

四月底/五月初 

  • 所有餐饮活动菜单由校园服务办公室最终确定

  • 教室最终确定并与会议组织者确认

约. 抵达前15个工作日:

  • 估计号码和初步花名册将于下午2点前寄出.m. (CST)在协议书中指定的日期之前寄到校园服务办公室.
  • 到达前约5个工作日:保证号码和最终名单在下午2点前传真或邮寄.m. (CST)在协议书中指定的日期之前寄到校园服务办公室.

会议期间

  • 会议到达校园，收集医疗表格和/或责任免责声明.
  • 会议助理与会议组织者或指定人员进行日常沟通.
  • 会议从校园出发.

会议结束后

  • 评估结果将发送给会议组织者.
  • 最终的主账单由校园服务办公室协调和邮寄. 请注意，这些是在会议季结束后寄出的，校园合作伙伴将账单提交给校园服务办公室.
  • 会议组织者的付款应在计费日起30天内收到.