Buying Information

有效采购系统的目标

Purchasing Guidelines

1.     在适当的情况下确保有效的竞争和底线节约.

2.     建立启动竞争的门槛, formal solicitation, 买家和持有采购卡的人的适当签名级别.

3.     为那些被授权购买的人建立权力.

4.     建立合同货物和服务的标准条款和条件. 如果协议没有预先批准的标准条款和条件，请获得大学法律顾问的批准.

5.     建立一份限制或禁止的商品/服务清单.

6.     在占用大学资金之前，需要预算资源的可用性.

7.     利用购买联盟来提高购买力.

8.     以肯定的态度与小型企业进行采购活动, minority owned businesses, 还有女性拥有的企业.

Purchases >$5,000

5000美元及以上的采购需要采购订单.
当需要采购订单时……

  • 电子采购申请单必须在People Soft中输入
  • The Price Justification Form must be included as part of the Purchase Request for purchases >$5,000
  • 必须有授权签字供批准

The price justification form is broken out into two parts; one represents Purchases $5,000 – 25,000 and Purchases >$25,000. 

采购申请单总额不足5 000美元.我们将不再作进一步的规定. 

采购设备或用品

只要标准条款和条件没有例外，设备和/或用品的订单应按标准采购程序处理.

If there are exceptions, 采购包必须送交法律顾问审核批准.

购买工程或类似工程的服务 

施工或类似施工服务的订单必须转发给规划设计部 & Construction (PD&C).

Purchasing Services

服务也可以通过采购部门采购. 如果不接受新大的标准条款和条件或要求对其进行更改，则必须将采购包转发给法律顾问进行审查和批准.

价格证明条款的定义

Competition

两个或两个以上负责任的要约人(供应商) & vendors), competing independently, 提交有响应性且满足我方规定要求的报价. 我们可以考虑价格是一个重要因素的最佳价值采购. 竞争被认为是确保价格合理的最好方式.

另一个定义:一个与买卖关系相关的不同维度的环境，在这个环境中，买方诱导, stimulates, 或者依赖于市场条件，使独立的卖家自信地争夺合同的授予.

Historical Pricing

Price history, 通常是我们购买商品或服务时最后支付的价格, 用于评估当前报价/价格. 你假设以前的购买是经过充分分析和合理的，所以你可以比较当前的建议价格和之前接受的价格. 如果情况并非如此，那么您需要分析之前定价的基础, 也许有必要加快项目，或者我们不得不购买少于正常生产数量. 在许多情况下，我们使用价格指数来分析或跟踪从产品最初的商业购买者那里收到的价格变化.

Market Survey

这包括正式的市场调查，如请求报价，非正式的市场调查，包括审查公布目录中的定价, 阅读像《威尼斯人博彩》这样涵盖一般市场数据的商业出版物, knowledge of trade & 发布有用的市场索引或期刊的用户协会, informal telephone quotes, 或者通过最近购买向“市场”开放的类似物品或服务而获得的当前知识.

价值分析/视觉分析

Knowledge of the product, its functions, 它的用途对于价值分析是至关重要的. 对低价商品使用这种技术，你就可以确定产品是否, 因为它现在构成的是最好的产品在价值方面. Visual analysis is similar & 通常被称为盯着看, 描述你方对某项商品的检验情况，以估计其可能的价值. Both value & 视觉分析是密切相关的，应该标记出常见物品的不切实际的高价.

Preferred Provider

由新大采购部维护的公司列表，包括一系列物品，如电脑用品, electrical supplies, florists, plumbing supplies, ground supplies, hotels, household goods movers, janitorial & 保管用品，办公用品，油漆用品，纸张，停车，泳池用品，AD专业， & shipping. 从中选择的任何公司 preferred provider listing 不需要进一步的竞争. 任何其他未上市的公司不被视为首选供应商.

Buying Consortiums

新大参与了9个采购联盟:

E&I -教育和机构合作服务公司. (www.eandi.org -password required)

Horizon Resource Group, (www.horizonrg.com -password required)

TCPN -德州合作采购网; www.tcpn.org; U.S. Communities (http://uscommunities.org)

MiCTA (http://www.micta.org/) – IT type supplies & services

国家政府间采购联盟

国家联合力量联盟

Provista

U.S. Communities

从五个收购财团中选出的任何公司都不需要进一步的竞争. 请拨打x84909联系香农·布朗获取密码.

唯一来源-只有一个供应商提供产品或服务.

  • 对于在任何地方都找不到，只能通过一个供应商/制造商找到的独特产品.
  • 任务是由同一承包商进行的先前工作的自然延续.
  • 由于紧急类型要求，快速选择是必不可少的.
  • 这个任务代表一个小的美元分配($10,000或更少).
  • 只有一家公司有资格或有特殊服务价值的经验.

Fairness & Reasonableness of Price

一个对买卖双方都公平的价格 & seller, 考虑到商定的条件, promised quality, 合同履行的及时性. 虽然一般来说，公平合理的价格是供求规律的一个函数, there are statutory, 概念上的监管和判断限制. 竞争是确保最终合同价格不被操纵以有利于买方或卖方的最好方式, and in fact, 这是市场公正运作的结果.

Single Source – 一个选定的供应商，即使有其他供应商提供类似的产品.

Best Value Analysis – 选择是基于价格，质量的最佳平衡 & 根据规定的选拔标准，通过竞争取得的成绩.

Tax Exempt Certificate

1.     每张新大的pcard上都标有新大的州纳税人号码.

2.     持卡人必须在任何交易时将此号码提供给所有供应商，以免除销售税.

3.     如果销售税是由持卡人的账户支付的, 成交后三十天内, 是直接与供应商纠错还是在支付网上纠错.

4.     持卡人可以从新大采购处获得免税证书 & 应付账款网站在适当的时候提供给商家.

5.     小额信用卡豁免证书可从采购处获得.

6.     SMU是免除德克萨斯州立大学学费的 & Local Sales Tax & 因此，每位员工都有责任让供应商了解这项豁免.

7.     是否需要缴纳营业税，是否由新大员工个人负责追回税款.

8.     德州继续错误付款 & 地方销售税将导致暂停 & 最终取消pcard.

9.     购买陶斯校区办公用品时不需要支付新墨西哥州总收入税(NMGRT).

10.  找到当前的免税证书在 http://ap-db.com/purchasing/forms/forms.asp 然后选择Texas Sales Tax Exemption Certificate.

采购卡签署机构

新大员工最多可以购买5美元,000 per transaction, $25,在财务主管的批准下，通过采购卡每月支付3000美元.. 例外情况需要业务副总裁的额外审查和批准 & Finance.

Unauthorized Purchases

未经授权的人员进行的采购或其他承诺不合法，对学校没有约束力，并可能导致个人承担采购或承诺的个人义务. In such a situation, 大学可以直接拒绝向供应商付款, 供应商可以向未经授权的人索取付款. 但是，作为一项标准政策，采购总监将:

  • 告知请求者发起采购请求和处理采购行动的适当程序.
  • 请求采购请求，并由作出承诺的个人提供书面解释，并获得相应副总裁的书面批准. 备忘录必须按照采购网站上的常见问题来编写，解释为什么没有使用适当的程序.

未经授权进行采购或以不适当方式使用采购卡的大学员工将受到纪律处分，包括可能取消该卡, 终止在南威尼斯人娱乐城的雇佣关系和/或刑事起诉.

如果采购将授予未提交最低总成本的公司，采购总监应批准任何美元水平的任何异常交易. 

新大供应品及服务采购政策.

供应品和服务的采购载于新大的政策指引 zpgvjo.ap-db.com/policy. 特别要注意的是:
 
 1.10 - 大学经费使用限制

 1.19 - Contracts and Commitments

 3.2 - Petty Cash Procedures

 3.7 - Travel and 娱乐管理政策

 7.4 - 赞助研究及采购

13.2 - Membership Fees and Dues