采购问题 & 指令

 

购买金额为5美元,000或更多，并在ePro申请单输入或采购订单生成之前完成, 这种购买被认为是“事后购买”."

付款要求: 为购买材料和/或服务提交给应付账款的付款请求$5,000或更多与采购订单无关的订单将退还给部门作为“事后采购”文件.

***事后采购申请单必须在描述中注明“确认”

事后购买要求:

所有“事后采购”都需要一份由相应的副总裁或院长签署的备忘录，说明为什么在工作完成之前没有获得采购订单或合同.

该备忘录必须针对以下5项声明，并与付款请求一起提交给应付账款, 发票, 价格论证表, 合同和/或所有其他备份文件. 这必须在付款前由采购总监审核和批准.

事后备忘录所需资料:

  1. 说明订购供应品或服务或签署合同协议的个人姓名
  2. 说明该个人拥有或虽然拥有的签署权力
  3. 说明为什么选定的公司是唯一来源，或是否有任何竞争企图和结果
  4. 说明是什么使价格公平 & 合理的
  5. 说明为什么没有遵循适当的程序

新大目前与Echo Transportation和Wynne Sedan签订了当地巴士包租服务合同 & 豪华轿车集团和韦恩汽车公司. 所有行程运输服务都是对这三家公司与南威尼斯人娱乐城之间的原始协议的修正. 

任何预定的旅行通常需要由各自学校或部门的财务主管或部门主管以及学院院长或助理副校长事先批准. 

采购部将在收到以下内容后创建采购订单: 

  • 电子采购采购申请单
  • 经Echo Transportation或Wynne轿车批准的巴士 & 豪华轿车 & 韦恩汽车教练确认通知 

从回声运输公司获得预定服务的初步价格, 你可以联系瓦莱丽·罗德里格斯, 销售总监, 电话:817-572-4114(总部), 817-253-9139(直接), or vrodriguez@echotransportation.com.

从韦恩轿车公司获得您预定服务的初步价格 & 豪华轿车请拨打972-915-7300, Wynne Motorcoaches咨询电话:972-915-7350,  也可以给米歇尔·诺尔斯发邮件 米歇尔.knowles@gowynne.com.

如果您决定选择其他公司提供本地巴士包租服务，而不是上述三家公司, 您的请求必须由新大法律顾问和风险管理部门审核. 然后，您可以向采购部提交采购请求，以便我们发出采购订单.

租车优惠

我们和两个汽车租赁购买联盟有协议. 通过教育 & 机构合作服务公司. 我们Avis, Budget, Enterprise都有折扣 & 赫兹. 随着地平线资源集团财团的收购我们对国家和阿拉莫有折扣. 折扣从5%起，对大车折扣更高. 如果您想了解有关计划的完整信息，请联系采购部，他们可以通过电子邮件为您提供信息，或者您可以直接访问采购协会.

停车的折扣

检查 优先/独家供应商 您可以在购买网站上找到Park 'n Fly和the Parking Spot的信息. Park 'n Fly在DFW有折扣，The Parking Spot在Love Field和DFW有折扣.



如果你使用 首选或独家提供商 或者a的一个源 收购财团 那么就不需要竞争，价格就自动合理了，因为这些合同和协议已经竞争过了，价格被认为是公平合理的.

购买最高可达1万美元

要求:

  • 在采购请求中附上三个标书
  • 请采购执行竞争
  • 选择独占或首选提供程序
  • 选择购买财团

单一来源和唯一来源

如果公司必须是唯一的来源, 你必须说明为什么它必须是唯一来源，另外为什么价格是公平的 & 合理的.

购买金额超过25,000美元

超过25,000美元的采购预计将通过采购进行竞争. 如果提交给采购部门的文件不能证明有效的竞争和/或价格证明文件不充分, 委员会将裁定所收集的竞争不足以证明定价是合理的. 来自首选供应商列表或购买财团的其他供应商将被包括在内，以进一步竞争.



如何申请电子采购访问

如何创建ePro采购申请单

有关电子采购的其他资料

需求

与项目无关的家具需求, 即使是与首选提供商, 如果价值大于50美元，必须由采购部正式竞争,000. 承包商提案要求将在正式的提案请求中详细说明，并建立评估标准，以选择符合SMU要求的“最佳价值”公司. 预计家具需求将在几个首选供应商之间竞争.

联系 钱德价格 (x8-4647)在采购讨论您的家具需求. 项目相关家具要求由设施采购.

可以找到家具首选供应商 在这里.

新大家居用品搬运服务程序

家庭用品移动服务时间表清单

目的
本节概述了新聘员工或代表大学搬家的在职员工的搬家费用支付或报销的政策和程序. 本节的材料适用于大学的所有员工和部门, 不管要付多少钱.

定义
积极的员工 -目前在大学工资单上的人，为了学校的方便而被调到新的工作地点.
新员工 -已获授权的大学官员正式提供工作机会，并已接受该机会，但尚未被列入工资单的人士.
个人搬家费用 -员工前往达拉斯地区所发生的费用(如.e. 机票、住宿费、伙食费等.).
家居用品搬迁费用 -将员工的个人物品和有形财产运送到达拉斯地区的费用(家用家具), 车辆, 等.).

政策
大学提供的付款或报销 个人搬家费用 经校长或副校长批准，向特定员工发放奖金. 员工必须提供所有搬家费用的证明，以便记录付款或获得报销. 证据包括原始收据、付款证明和发票.

在一个负责任的计划下，对合格的搬家费用的报销被认为是免税的，不包括在总收入中. 要被认为是合格的搬家费用，只有当员工在大学的工作地点距离他以前的住所比他以前的主要工作地点至少远50英里，或者如果他没有以前的主要工作地点并且距离他以前的住所至少50英里时，才允许扣除.

通过应付账款直接支付给第三方的合格搬家费用的报销或付款不会在员工的W-2表格上报告.

报销或支付不符合条件的搬家费用包括在雇员的总收入中.

有关什么是合格的搬家费用和什么是不合格的搬家费用的额外信息, 请参阅 搬家费用报销申请 表格以及下面的程序部分.

手续——个人搬家费用
员工将得到报销 个人搬家费用 根据适当的证明文件和批准，付款将邮寄给第三方. 要求付款或偿还，一个已完成的 搬家费用报销申请 表格连同证明文件送交税务部门审批. 经批准后，税务部将把所有资料转交给应付帐款付款.

任何未退还的超额报销或在费用支付或发生后120天内没有提供书面证据支持的报销将被视为收入，并在雇员的W-2表上作为工资报告.

任何不符合条件的搬家费用报销将作为工资申报应纳税所得额. 税务部门会通知员工所有应申报的收入.

符合条件的搬家费用(支付给第三方的除外)不纳税，但要在雇员的W-2表格上报告.

手续——家庭用品搬家费用
部门职责

部门或部门负责确定搬家的允许金额，并与新员工沟通. 部门可以根据职位设置允许的覆盖范围.

新大将支付新员工或转职员工的任何或全部家庭用品搬迁费用, 各部门需要输入一个epro申请单，从而生成一个采购订单(PO). PO允许部门审查和批准, 并按照新大的条款下单 & 条件.

部门联系人或主管应通过电子邮件向新员工发送名单 家居用品搬家公司 和 家庭用品-移动时间线 & 检查表

新员工职责:

雇员应该从2-3家首选的家居用品供应商那里获得估计. 他们应该通过电子邮件将估价发给他们部门的联系人或主管，并说明他们想使用哪个搬家公司. 部门联系人或主管将通过电子邮件批准新大将支付给员工的美元金额.

使用非首选搬家公司 必须事先获得采购和风险管理部门的批准，以便搬家公司的保险范围可以得到验证，以确保它符合新大的最低要求. 本署须取得非首选搬家公司的现行W9及保险证明书(COI).

家居用品搬家公司的联系方式提供在 采购的首选提供商页面.



斯台普斯的优势 SMU的 独家供应商 办公用品，是达拉斯主校区的强制性来源, 普莱诺管理大学和陶斯管理大学.  授权用户(au)和购物者必须首先使用斯台普斯的优势寻找办公用品. 除非史泰博优势不受欢迎, 不能得到, 没有可比的物品或不能在规定的时间内得到物品, 然后可以使用另一个来源.  所有例外情况必须得到采购部门的批准.  用个人资金购买办公用品，未经事先批准，不予报销.

斯台普斯的优势是通过采购部门执行的竞争性RFP过程选择的. 他们是管理大学在达拉斯，管理大学在普莱诺的办公用品的强制性单一来源供应商 & SMU-in-Taos校园.

购物者

个人购物者帐户设置

索取办公用品

授权用户

授权用户-下订单

限制物品

奖助金

办公用品采购补助金

瓶装水

达萨尼瓶装水采购方案



如果采购金额高于原始采购订单金额的10%或剩余余额不足以支付全部采购成本, 部门可以要求增加采购订单. 请发邮件到 purchasing@ap-db.com (复制 Deborah Rozier在 drozier@ap-db.com). 邮件中的信息应包括以下内容:

  

  • 邮件主题:请求增加订单XXXXX

  • 在电子邮件中包括原始请求者和财务业务经理.

  • 提供资金来源(account-fund-org)用于增加. 

  • 为订单提供增加的金额和要求的新总额.

  • 提供增加的原因并确认供应商.

  • 包括任何支持增加(修订报价)的文件, 更新的建议, 合同修正案).

最初的请求者和财务业务经理都需要回复他们的批准. 一旦获得批准, Deborah Rozier将增加PO，并将电子邮件作为文档附件使用.

所有超过5美元的购买都需要价格证明,000(补助金的门槛较高).

如何开立新大山姆会员帐户

为本部门采购的人员必须在采购前取得山姆会员资格. 完成 山姆会员表 并将填妥的表格寄交Deborah Rozier (drozier@ap-db.com，传真214-768-4860，或传真信箱416)启动入会程序.

如何使用采购公司的山姆会员店信用卡

如果部门想使用采购部的山姆会员店信用卡, 请与Deborah Rozier (drozier@ap-db.com，传真214-768-4860，或传真信箱416)确认卡是否可用. 无论部门派谁来取卡，都需要在从高速公路大厦采购套房205A的黛博拉处取卡时签收卡. 该部门还需要为费用提交采购申请单，以便对适当的帐户进行收费.

我和我们的一家船运公司有问题，我该联系谁呢?
First try to work out the issue with the shipping company; second check the 采购 website to see if the firm is a 首选供应商 和 find the SMU representative listed; finally, 将你的问题报告给采购总监寻求帮助.

如何申请新的新大卡

要申请新的SMU卡，请填写 SMU卡申请 然后发送到 purchasing@ap-db.com or brianc@ap-db.com.

了解更多信息, 需求, 以及接收和使用SMU卡的相关程序, 参观 SMU卡页面 在新大采购网站上.

如何申请提高限额

如果你觉得你的日常 & 你的采购卡每月限额太低, 您可以向新大采购卡管理员提出变更要求，并提供适当的书面理由 和谐的美.